報連相後に「それからどうする？」に迷わない！新社会人のための追加確認・指示対応ステップ
報連相は、状況や進捗を伝えるだけでなく、その後のアクションに繋がる重要なプロセスです。報告や連絡、相談を終えた後、上司や関係者から内容について追加の質問を受けたり、新たな指示が出たりすることはよくあります。新社会人の方にとって、こうした報連相後のやり取りでどのように対応すれば良いのか、戸惑う場面があるかもしれません。
この記事では、報連相後に上司から追加の確認や指示があった場合に、新社会人が自信を持って適切に対応するためのステップと、具体的な会話例をご紹介します。
報連相後の追加確認・指示が大切な理由
報連相は一度伝えて終わりではなく、関係者との認識を一致させ、次の行動を明確にするためのコミュニケーションです。追加の確認や指示は、伝えた内容に対する相手の理解度を深めたり、より正確な判断を下したりするために必要です。
ここで曖昧な返答をしたり、内容を十分に理解しないまま対応したりすると、後々誤解が生じたり、やり直しが発生したりする可能性があります。報連相後のやり取りにきちんと対応することで、業務の質を高め、信頼関係を築くことができます。
追加確認・指示があった場合の基本的な心構え
- 焦らない: 追加の質問や指示を受けても、すぐに完璧な答えを出す必要はありません。まずは落ち着いて内容を聞き取りましょう。
- 正確に聞き取る: 相手が何を求めているのか、具体的な質問や指示内容を正確に聞き取ることに集中します。必要であればメモを取りましょう。
- 理解できない点はすぐに確認する: 内容が不明確な場合や、専門用語で分からない点がある場合は、その場で確認することが重要です。
- 即答できない場合は保留する: その場で判断できないことや、情報が不足していることについては、正直にその旨を伝えて、確認のために時間をいただきましょう。
追加確認・指示への対応ステップ
ステップ1：相手の言葉を正確に聞き取る
上司や関係者からの追加の質問や指示を、遮らずに最後までしっかりと聞きます。内容を正確に理解するため、必要に応じてメモを取りながら聞くことをお勧めします。
ポイント： * 目を見て、聞いている姿勢を示す。 * 重要なキーワードや数字はメモに残す。
ステップ2：内容を理解できているか確認する
聞き取った内容について、自分の理解が正しいか不安な場合や、少し曖昧だと感じる場合は、簡単な言葉で相手に確認してみましょう。
会話例：
- 「〇〇について、もう少し詳しく教えていただけますでしょうか？」
- 「今お話しいただいた△△の件は、具体的に何をすればよろしいでしょうか？」
- 「つまり、□□のように理解しましたが、合っていますでしょうか？」
よくある間違いと対応： * 間違い: 分からないまま「はい、分かりました」と返事をしてしまう。 * 対応: 分からない点を具体的に伝え、「申し訳ありません、〇〇の点が理解できておりません。もう一度ご説明いただけますでしょうか。」などと質問します。
ステップ3：対応方針を伝える（即答or確認）
質問や指示の内容に応じて、その場で回答できるか、それとも確認が必要かを判断し、相手に伝えます。
- 即答できる場合: 事実に基づき、簡潔に回答します。
- 例：「はい、〇〇については既に□□まで完了しております。」
- 確認が必要な場合: 情報を持ち帰って確認する必要があることを伝え、いつまでに回答できるかの目安を伝えます。
- 例：「申し訳ありません、その点につきましては現在手元に情報がないため、確認させていただいてから改めてご報告差し上げてもよろしいでしょうか？ 本日中に確認し、△時までに改めてご報告いたします。」
会話例（即答できない場合）：
- 「恐れ入ります、その点については確認が必要となりますので、後ほど改めてご連絡いたします。」
- 「〇〇の件ですね。少し時間をいただいて、資料を確認してから回答させてください。」
- 「大変申し訳ありませんが、私の知識が及ばないため、△△さんに確認して参ります。□時頃までにはご報告できるかと存じます。」
ステップ4：回答や対応策を準備する
確認が必要な場合は、必要な情報を収集したり、関係者に相談したりして、回答や対応策を準備します。回答が遅れる場合は、状況を中間報告する配慮も大切です。
ポイント： * 確認すべきこと、調べることを明確にする。 * 回答に必要な情報を整理する。 * 自分なりに考えられる選択肢や疑問点を整理する。
ステップ5：改めて回答・報告を行う
準備ができたら、改めて相手に回答や報告を行います。この際も、結論から述べ、必要な情報を簡潔に伝えることを心がけます。
会話例（改めて報告する場合）：
- 「先ほどご質問いただきました〇〇の件についてご報告いたします。確認しましたところ、△△の状況でした。」
- 「先日ご指示いただきました△△についてですが、□□という状況ですので、〜のように進めようと考えております。ご確認いただけますでしょうか？」
- 「〇〇様にご確認いたしましたところ、△△とのことでした。」
具体的な場面での会話例
場面1：報告した内容について、追加の説明を求められた場合
- 上司：「報告ありがとう。〇〇について、もう少し詳しく教えてもらえるかな？」
- あなた：「はい、〇〇についてですね。具体的には、△△の点について詳しくご説明いたします。この件は、□□という背景がありまして…（具体的な状況を説明）…そのため、現状は〜となっております。」
場面2：報告内容に関連して、新たな指示が出た場合
- 上司：「なるほど、状況は分かった。では、この件に関連して、明日中に△△の資料を作成してくれるかな？」
- あなた：「はい、承知いたしました。△△の資料ですね。明日中ですね。資料の構成について、□□の点を確認させていただけますでしょうか？ また、資料作成にあたり、必要な情報や参考になる資料はございますでしょうか？」
場面3：報告内容に関連して、即答できない質問を受けた場合
- 上司：「この結果について、原因は何か分かる？」
- あなた：「申し訳ありません。現時点では明確な原因が分かっておりません。関連するデータをいくつか確認し、原因を調査してから改めてご報告させていただいてもよろしいでしょうか？ 本日中に、調査状況を中間報告いたします。」
よくある疑問と対応
Q: 追加の質問や指示を理解できなかったら、何度聞いても大丈夫ですか？ A: はい、何度聞いても大丈夫です。曖昧なまま進めるよりも、正確に理解するために質問する方がはるかに重要です。ただし、一度聞いたことを何度も聞き直すことがないよう、しっかりメモを取りながら聞くことを心がけましょう。質問の仕方も、「〇〇の点が明確に理解できていないのですが」のように、具体的にどの部分が分からないかを伝えると、相手も説明しやすくなります。
Q: 確認に時間がかかりそうな場合、どうすれば良いですか？ A: 確認に時間がかかる見込みの場合や、期日までに回答が難しそうな場合は、その旨を早めに連絡することが大切です。「〇〇について確認しており、現在△△の状況です。もう少々お時間をいただけますでしょうか？ □時頃までには最終的な報告ができる見込みです。」のように、進捗状況と回答の目安を伝えることで、相手も安心できます。
まとめ
報連相後の追加確認や指示への対応は、新社会人にとって避けて通れないコミュニケーションです。これらのやり取りに適切に対応することは、業務を円滑に進め、自身の成長にも繋がります。
- 上司からの追加確認・指示は、内容を正確に理解するための機会と捉えましょう。
- 内容をしっかり聞き取り、不明な点はその場で確認します。
- 即答できない場合は正直に伝え、確認のための時間をいただき、回答の目安を伝えます。
- 確認後は、結論から簡潔に報告します。
これらのステップを実践することで、報連相後のやり取りに対する苦手意識を減らし、自信を持って対応できるようになるでしょう。一つずつ丁寧に、誠実な姿勢で臨むことが、信頼を築く上で最も重要です。