完璧報連相マスター

「だから何をすれば？」をなくす！新社会人のための報連相「目的・アクション」明確化ステップ

ビジネスシーンにおいて、報連相は円滑な業務遂行のために不可欠なコミュニケーション手段です。特に新社会人のうちは、正確に状況を伝えることに加えて、「その報連相を聞いた相手が次にどう動くべきか」が伝わることが重要になります。これが明確でないと、受け取った側が戸惑ってしまったり、「結局何をしてほしいの？」と思われてしまったりすることがあります。

この記事では、報連相に「目的」や「相手へのアクション」を明確に含めるためのステップと、具体的な伝え方について解説します。

なぜ報連相に「目的・アクション」が必要なのか

報連相は単なる事実伝達ではありません。多くの場合、その情報を受け取った相手は、何らかの判断をしたり、次の行動を起こしたりする必要があります。

• 報告: 業務の進捗や結果を伝えることで、上司は現状を把握し、今後の指示や判断を行います。問題発生の報告であれば、対応策の指示や協力体制の構築が必要です。
• 連絡: 関係者が必要な情報を共有することで、各自が自分の業務に適切に反映させたり、注意を払ったりします。
• 相談: 自分だけでは判断できないことや困っていることを伝え、アドバイスや指示を求めます。

これらの目的を意識せず、単に「〇〇が終わりました」「△△な状況です」と伝えるだけでは、相手は「それで、私にどうしてほしいのだろう？」と考えてしまう可能性があります。報連相に目的や相手へのアクションを明確に含めることで、相手はすぐに次の行動に移ることができ、業務全体のスピードや正確性が向上します。

ステップ１：報連相をする前に「なぜこれを伝えるのか（目的）」を考える

報連相を行う前に、立ち止まって考えてみましょう。なぜ今、この情報を伝える必要があるのでしょうか。

• この報告で、上司に何を知ってもらいたいのか？
• この連絡で、関係者に何に注意してもらいたいのか？
• この相談で、上司からどのようなアドバイスや判断がほしいのか？

単なる「報告しなきゃ」という義務感ではなく、「この情報を伝えることで、誰がどうなる（どう動く）ことが目標なのか」を意識することが第一歩です。

ステップ２：「相手にどうしてほしいか（または、何を理解してほしいか）」を具体的に言語化する

ステップ１で考えた「目的」を踏まえ、具体的に「相手にどのようなアクションを取ってほしいか」または「この情報によって何を理解し、どう備えてほしいか」を明確に言葉にしてみましょう。

例： * 目的：進捗を報告し、次の作業に進むための判断を仰ぐ → 相手へのアクション：報告内容を確認し、次の作業（〇〇）に進んで良いか判断してほしい * 目的：問題発生を報告し、対応方針について相談する → 相手へのアクション：問題の内容を理解し、今後の対応方針についてアドバイスまたは指示をしてほしい * 目的：社内ツールに関する変更点を連絡する → 相手への理解：ツール利用時に△△な点に注意が必要であることを理解し、各自対応してほしい

この「相手にしてほしい（理解してほしい）こと」が、報連相で伝えるべき核となります。

ステップ３：報連相の内容に目的や相手へのアクションを明確に含める

ステップ１とステップ２で整理した「目的」と「相手へのアクション」を、実際の報連相の内容に含めて伝えます。具体的には、報連相の冒頭や要約部分で、この目的やアクションを簡潔に伝えることが効果的です。

具体的な伝え方例

例１：進捗報告で判断を仰ぐ場合

• 目的・アクションなしの報告: 「〇〇の件ですが、△△まで進んでいます。」 （受け取った側は「はい、わかりました」となるかもしれないし、「それで？」と思うかもしれません）

• 目的・アクションを含めた報告: 「〇〇の件の進捗についてご報告いたします。今後の進め方について、上司にご判断を仰ぎたく、ご連絡いたしました。現在、△△の段階まで完了しており、現状の課題は□□です。次にA案とB案のどちらで進めるか、ご指示いただけますでしょうか。A案のメリット・デメリットは～、B案は～です。本日中にご判断いただけますと幸いです。」 （受け取った側は、報告を聞いて何をすべきかが明確です）

例２：問題発生を報告し、対応策を相談する場合

• 目的・アクションなしの報告: 「〇〇の件で問題が発生しました。原因は△△のようです。」 （受け取った側は「それは大変だ」とは思うかもしれませんが、次に何をすべきかすぐに判断できません）

• 目的・アクションを含めた報告: 「〇〇の件で問題が発生いたしました。今後の対応方針についてご相談させていただけますでしょうか。原因は△△と考えられます。このままでは□□に影響が出る可能性があるため、いくつか代替案を検討しております。案１は～、案２は～です。これらの案について、ご意見やご指示をいただけますでしょうか。お打ち合わせのお時間をいただくことは可能でしょうか。」 （受け取った側は、相談に乗って方針を決める必要があると理解できます）

例３：情報共有で注意喚起を促す場合

• 目的・アクションなしの連絡: 「本日システムメンテナンスがあります。」 （受け取った側は「そうなんだ」と思うかもしれませんが、自分にどう関係あるか分かりづらいかもしれません）

• 目的・アクションを含めた連絡: 「システムメンテナンスに関するご連絡です。メンテナンス時間中はシステムの一部機能が利用できなくなりますので、ご注意ください。本日の△△時から□□時まで、〇〇システムが停止いたします。この時間帯にシステムを利用する予定がある方は、事前に作業を完了させるか、メンテナンス後に対応をお願いいたします。」 （受け取った側は、自分にとって重要な情報であり、具体的にどうすべきか分かります）

よくある間違いと解決策

• 間違い： 長々と状況説明をした後、最後に「以上です」で終わってしまう。 解決策： 冒頭や要約で「何のための報連相か」を明確に伝え、最後に「つきましては、〇〇についてご判断いただけますでしょうか」「〇〇についてご確認・ご対応いただけますでしょうか」など、具体的に相手にしてほしいことを添えます。

• 間違い： 報告なのか相談なのか、あるいは単なる情報提供なのかが曖昧。 解決策： 報連相の種類を明確にする言葉を添えます。「〇〇の件についてご報告いたします」「〇〇の件でご相談です」「皆様へ情報共有です」など、最初に伝えましょう。

• 間違い： 相手に判断や指示を仰ぎたいのに、「〇〇でよろしいでしょうか？」と尋ねてしまう。 解決策： 結論先出しで「〇〇しようと思いますが、よろしいでしょうか」と自分の考えを提示するのも良いですが、まだ方針が固まっていない、あるいは相手に複数の選択肢から選んでほしい場合は、「A案とB案がございますが、どちらで進めるべきかご指示いただけますでしょうか」のように、判断を仰ぎたい点を具体的に伝えます。

まとめ

報連相に「目的」と「相手へのアクション」を明確に含めることは、相手に伝わりやすい報連相を行う上で非常に重要です。報連相をする前に「なぜ伝えるのか」「相手にどうしてほしいのか」を考える習慣をつけ、具体的な言葉で伝えるように意識することで、あなたの報連相はよりスムーズになり、業務効率も向上するはずです。少しずつ意識して実践してみてください。