これで安心！新社会人のための「分からない」「困った」を正確に伝える報連相
新社会人として仕事を始めるにあたり、新しい知識やスキルを習得する中で「分からないこと」や「困ったこと」に直面することは自然なことです。しかし、それをどのように上司や先輩に伝えれば良いのか迷ってしまう場合があるかもしれません。一人で抱え込んでしまったり、伝えるタイミングを逃してしまったりすると、仕事の遅延やミスにつながる可能性も考えられます。
この記事では、新社会人が仕事で「分からない」「困った」と感じた際に、自信を持って適切に報連相を行うためのステップと、具体的な伝え方について解説します。
なぜ「分からない」「困った」時の報連相が重要なのか
困りごとや不明点を早期に報連相することは、多くのメリットがあります。
- 問題の早期解決: 困っていることをすぐに伝えることで、上司や先輩から適切なアドバイスやサポートを得られ、問題を速やかに解決できます。
- 手戻りの防止: 誤った方法で作業を進めてしまうと、後で大きな手戻りが発生する可能性があります。早い段階で確認することで、無駄な作業を防ぎます。
- 信頼関係の構築: 分からないことを正直に伝え、解決に向けて積極的に取り組む姿勢は、周囲からの信頼を得ることにつながります。
- 自身の成長: 質問や相談を通じて、新しい知識や視点を学ぶ機会となり、自身の成長につながります。
一人で悩む時間を減らし、周りの力を借りて効率的に仕事を進めるためにも、「分からない」「困った」と感じたら報連相を行うことが大切です。
「分からない」「困った」報連相の基本ステップ
困りごとや不明点を伝える際には、以下のステップで準備を進めると、相手に状況が正確に伝わりやすくなります。
ステップ1：状況を整理する
何が、どの部分が分からないのか、具体的に何を困っているのかを自分の中で整理します。
- 何についての困りごとか: どのタスク、どの資料、どの指示について困っているのかを明確にします。
- どこまで理解していて、どこからが不明か: タスクの〇〇までは理解できたが、その後の△△の手順が分からない、といったように、不明確な範囲を具体的にします。
- 自分で試したこと、調べたこと: マニュアルを確認した、過去の資料を調べた、といった自分で解決しようと試みた内容を整理します。これを伝えることで、丸投げではないという姿勢を示せます。
ステップ2：伝えたい内容を準備する
整理した状況をもとに、相手に伝えるべき内容を具体的に準備します。ポイントは、「結論（何についてか）」→「現状（どこまで進んでいるか）」→「困りごと/不明点（具体的な内容）」→「自分で試したこと」→「お願いしたいこと（どのようなサポートが必要か）」の順に整理することです。
- 例:
- 結論: 〇〇の資料作成についてご相談したいことがあります。
- 現状: 資料の構成案は作成し、△△のデータ収集まで完了しました。
- 困りごと/不明点: 次に□□の分析を行う必要があるのですが、使用するツールの操作方法が分からず、分析を進められずに困っております。
- 自分で試したこと: ツールのマニュアルは確認しましたが、具体的な手順が把握できませんでした。
- お願いしたいこと: つきましては、ツールの基本的な操作方法について、ご教示いただけますでしょうか。
このように準備することで、短い時間でも相手に状況と要望を正確に伝えられます。
ステップ3：報連相のタイミングと手段を選択する
相手の状況や困りごとの緊急度を考慮して、報連相を行うタイミングと手段を選択します。
- 緊急度が高い場合: 業務の進行に大きく影響する場合や、すぐに確認が必要な場合は、相手の状況を確認しつつ、口頭やビジネスチャットで簡潔に伝えることが適切です。ただし、相手が対応できる状況か、一旦確認することが大切です。
- 緊急度が低い場合: 少し時間をおいてからでも問題ない場合は、相手の手が空いたタイミングを見計らったり、メールで詳細を伝えたりすることが適切です。会議中や打ち合わせ中は避けるのが一般的です。
- 手段の使い分け:
- 口頭: 簡単な確認や、すぐに返事が欲しい場合に有効です。相手の表情や声のトーンで理解度を確認しやすいメリットがあります。
- ビジネスチャット: 短い質問や、複数人への情報共有に便利です。テキストで記録が残るため、後から見返すことも可能です。
- メール: 状況が複雑な場合や、図や表を含めて説明する必要がある場合に適しています。相手が都合の良い時間に内容を確認できます。
相手が忙しそうな場合は、「今、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか」や「後ほど〇〇についてご相談させていただけますと幸いです」のように、まず相手に時間があるかを確認するとより丁寧です。
ステップ4：具体的に伝える
準備した内容をもとに、相手に分かりやすく伝えます。ステップ2で整理した内容を、落ち着いて、かつ簡潔に話すことを心がけます。敬語を適切に使い、丁寧な言葉遣いを意識します。
会話例（口頭で相談する場合）:
（上司に声をかける） 「〇〇さん、今少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。」
（上司がOKした場合） 「ありがとうございます。〇〇の資料作成の件でご相談したいことがございます。 現在、資料の構成案作成と△△のデータ収集まで完了しました。次に□□の分析を行う必要があるのですが、使用するツールの操作方法が分からず困っております。マニュアルも確認したのですが、具体的な手順がよく分かりませんでした。 つきましては、ツールの基本的な操作方法について、ご教示いただけますでしょうか。お忙しいところ大変恐縮です。」
メール/チャット例:
件名：【ご相談】〇〇資料作成におけるツール操作について（氏名）
〇〇さん
お疲れ様です。（氏名）です。
現在担当しております、〇〇の資料作成について、ご相談がございます。
資料の構成案作成と△△のデータ収集まで完了いたしましたが、次に進めるべき□□の分析に必要なツールの操作方法が分からず、作業が滞っております。 マニュアルを確認しましたが、手順が不明瞭な点がございました。
つきましては、ツールの基本的な操作方法について、お手数ですがご教示いただけますでしょうか。
ご多忙の折、恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
氏名 所属部署 内線番号 メールアドレス
このように、状況と困りごと、そして「何を教えてほしいのか」を具体的に伝えます。
ステップ5：確認と記録
アドバイスや指示を受けたら、その内容を正しく理解できたか、復唱や要約で確認します。
- 「〜という理解で合っておりますでしょうか。」
- 「つまり、〜という手順で進めればよろしいということですね。」
のように確認することで、認識のずれを防げます。また、重要な指示やアドバイスは、後で見返せるようにメモを取る習慣をつけることも大切です。
新社会人がやりがちな間違いと対策
- 間違い1: 「分かりません」で終わってしまう
- 対策: 何が、どこまで分からないのかを具体的に伝えます。「〇〇までは理解できたのですが、△△の部分が分かりません」「マニュアルの〜ページを読んだのですが、□□の意味が理解できません」のように、具体的に示すことで、相手はどこから説明すればよいか判断しやすくなります。
- 間違い2: 一人で悩み続け、手遅れになる
- 対策: 少しでも不安や疑問を感じたら、抱え込まず、できるだけ早い段階で相談します。早期に相談する方が、修正やリカバリーが容易であることがほとんどです。
- 間違い3: 曖昧な言葉遣いをする
- 対策: 具体的な事象や数字を用いて説明します。「なんかうまくいかなくて」「ちょっと変な感じです」ではなく、「〇〇の作業をしたら、△△というエラーメッセージが表示されました」「□□の機能をクリックしても反応がありません」のように、客観的な事実を伝えます。
- 間違い4: 相手の状況を考えずに一方的に話す
- 対策: 報連相をする前に、相手が対応できる状況かを確認します。「今、お時間よろしいでしょうか」「ご相談したいことがあるのですが、〇時頃にお時間いただけますでしょうか」のように、相手への配慮を示します。
まとめ
新社会人にとって、「分からない」「困った」時の報連相は、最初は勇気が必要かもしれません。しかし、これは決して恥ずかしいことではなく、むしろ仕事を正確に進め、自身の成長を促すために不可欠なスキルです。
今回ご紹介したステップに沿って、事前に状況を整理し、伝えたい内容を準備することで、自信を持って報連相に臨めるようになります。困りごとや不明点を適切に伝えることは、あなた自身の成長につながり、チーム全体の成果にも貢献することになります。恐れずに、まずは実践してみてください。