新社会人のための「終わりました」から始める完了報告ステップ
仕事でタスクを任され、無事に終えられたとき、達成感を感じることでしょう。しかし、そこで一区切りとはなりません。任された仕事が完了したことを上司や関係者に伝える「完了報告」は、報連相の中でも非常に重要なステップです。
適切に完了報告を行うことは、単に仕事が終わったことを知らせるだけでなく、上司が次の指示を出しやすくなったり、関係者との連携がスムーズになったり、自身の成果を正確に伝えたりすることにつながります。
この記事では、新社会人が自信を持って完了報告を行うための基本的な考え方と具体的なステップ、そして実際のビジネスシーンで役立つ会話例をご紹介します。
なぜ完了報告は重要なのか
仕事が完了したことを報告するのには、いくつかの大切な理由があります。
- 状況の共有と安心: 上司や関係者は、任せた仕事がどうなっているのかを知りたいと考えています。完了したことを報告することで、相手は状況を正確に把握でき、安心することができます。
- 次のアクションへの移行: 仕事が完了したことが分かれば、上司はあなたに次の仕事を依頼したり、その仕事の結果を受けて別の担当者が次のステップに進めたりすることができます。報告がないと、全体の流れが滞ってしまう可能性があります。
- 正確な進捗管理: プロジェクト全体やチームの進捗は、一人ひとりのタスクの完了状況によって成り立っています。報告によって、全体の計画が予定通りに進んでいるかを確認し、必要に応じて調整を行うことが可能になります。
- 自身の成果のアピール: 仕事を完了させたことをきちんと報告することは、自身の業務遂行能力を示す機会でもあります。期日通りに、あるいは期日よりも早く正確に完了させたことは、あなたの評価にもつながります。
単に「終わりました」と伝えるだけでなく、これらの重要性を理解することで、より質の高い完了報告を目指すことができるでしょう。
完了報告で伝えるべき基本要素
完了報告を行う際に、最低限含めるべき情報があります。これらを意識することで、相手に分かりやすく、必要な情報が伝わる報告になります。
- 何が終わったか: 完了した具体的なタスク名を明確に伝えます。
- 完了した日時: いつそのタスクが完了したのかを伝えます。期日より早く完了した場合は、その旨を含めても良いでしょう。
- 結果や状況:
- 問題なく完了した場合は「問題なく完了しました」など、その旨を伝えます。
- 作業中に何か課題や懸念点が見つかった場合、あるいは当初の想定と異なる結果になった場合は、その内容を簡潔に報告します。
- （必要であれば）次のアクション案・確認事項:
- そのタスクの結果を受けて、次に自分が行うべきことや、他の人に引き継ぐ必要があることなどがあれば、提案として伝えることができます。
- 結果について、上司や関係者に確認してほしい点があれば、その旨を伝えます。
これらの基本要素を、報告方法（口頭、チャット、メール）や相手との関係性、タスクの重要度に応じて適切に取捨選択し、分かりやすく伝えることが大切です。
完了報告のステップ
完了報告をスムーズに行うための具体的なステップを見ていきましょう。
ステップ1：タスクの完了を最終確認する 任されたタスクが、本当に完了しているか、指示された要件を満たしているかをもう一度確認します。提出が必要な資料であれば、ファイル形式や内容に間違いがないかチェックします。
ステップ2：報告する内容を整理する 前述の基本要素（何を、いつ、どうなったか）を頭の中で、あるいはメモで整理します。特に、タスク中に何か特別なことがあった場合は、簡潔に報告できるようにしておきます。
ステップ3：報告するタイミングと方法を選ぶ タスクが完了したら、可能な限り速やかに報告することが基本です。ただし、相手の状況やタスクの内容によって、最適なタイミングと方法は異なります。 * 口頭: 簡単な報告や、すぐに次の指示を受けたい場合。相手が忙しそうでないか、話しかけやすい状況かを見計らいます。 * チャット/ビジネスチャット: 緊急性が高くないが速やかに伝えたい場合、簡単な結果を共有する場合。履歴が残るので情報共有にも便利です。 * メール: 正式な報告や、ファイル添付が必要な場合、複数の関係者に一斉に報告する場合。
ステップ4：状況に応じた適切な言葉遣いで伝える 誰に報告するかによって、言葉遣いや丁寧さを調整します。上司には丁寧語、部署内の同僚や後輩には、状況に応じて使い分けます。重要なのは、相手に敬意を払い、正確に情報を伝えることです。
ステップ5：必要に応じて次の指示や確認を求める 報告の最後に、「何か追加で対応することはありますでしょうか」「この結果についてご確認いただけますでしょうか」のように、次の行動や確認を促す一言を加えることで、仕事の流れを止めずに済みます。
具体的な場面での会話例
実際の報告シーンを想定した会話例です。
例1：口頭での簡単なタスク完了報告（上司へ）
（上司が席にいる、手が空いていそうなタイミングで）
「〇〇さん（上司の名前）、先ほどご指示いただいた△△の件ですが、完了いたしました。」 「〇〇（タスク名）ですね。ありがとうございます。問題なく進みましたか？」 「はい、問題なく進みました。資料は〇〇に保存しております。」 「承知しました。確認します。次に□□をお願いしたいのですが、よろしいでしょうか？」 「はい、承知いたしました。」
ポイント：上司の名前で呼びかけ、タスク名を明確に伝え、完了したこと、結果（問題なし）、資料の場所などを簡潔に伝えます。次の指示を受けやすい流れです。
例2：チャットでのタスク完了報告（上司へ）
〇〇さん
お疲れ様です。
先ほどご指示いただいた△△の件ですが、〇時頃に完了いたしました。
問題なく対応が完了しております。
次の作業はございますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
ポイント：件名は不要な場合が多いですが、誰宛てか、挨拶、タスク名、完了日時、結果、次のアクション確認を含めます。履歴が残るので確認が容易です。
例3：メールでのタスク完了報告（関係者含む、ファイル添付あり）
件名：【完了報告】〇〇プロジェクト キックオフ会議議事録作成の件
〇〇部 □□様 関係者の皆様
お疲れ様です。 △△部のあなたの名前です。
先日のキックオフ会議の議事録が完成いたしましたので、ご報告いたします。
- タスク名: 〇〇プロジェクト キックオフ会議議事録作成
- 完了日時: 本日 午後〇時
- 結果: 添付ファイルにて内容をご確認いただけます。必要に応じて修正いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
署名
ポイント：件名で内容が分かるようにし、誰宛てか、挨拶を含めます。タスク名、完了日時、結果を箇条書きなどで分かりやすく記載し、添付ファイルがあること、今後の対応（確認依頼、修正対応）について触れます。
新社会人が迷いがちな点と解決策
- 「終わりました」だけ伝えてしまう:
- 問題点: 何のタスクか、どういう状況で終わったのかが伝わらず、相手が状況を把握できません。
- 解決策: 「〇〇の件、完了しました」のようにタスク名を具体的に伝え、「問題なく完了しました」「〜という結果になりました」など、結果や状況を簡潔に添える習慣をつけます。
- 完了したことを報告しない:
- 問題点: 上司や関係者はあなたのタスク状況が分からず、次に進めません。「まだか」と催促されてしまったり、全体の進捗が遅れたりする可能性があります。
- 解決策: 完了したら、たとえ小さなタスクでもすぐに報告することを心がけます。報告方法を事前に確認しておくのも良いでしょう。
- 報告のタイミングが遅れる:
- 問題点: 相手が状況を把握するのに時間がかかったり、次の指示が出せなかったりします。
- 解決策: タスク完了後、速やかに報告することを意識します。ただし、相手が会議中など明らかに忙しい場合は、状況を見計らって「後ほど〇〇についてご報告させていただけますでしょうか」のように声をかける、あるいはチャットやメールで先に報告するなど工夫します。
- 結果だけでなく、途中の細かい経緯を長々と話してしまう:
- 問題点: 報告が冗長になり、相手が知りたい結論（終わったかどうか、結果はどうか）が分かりにくくなります。
- 解決策: 報告は結論から簡潔に行うことを心がけます。「〇〇の件、完了しました。結果は〜です。」のように伝え、詳細が必要な場合は、相手に聞かれたら答えるようにします。
まとめ
仕事の「完了報告」は、任されたタスクを確実に終えたことを伝え、次の仕事やチーム全体の連携を円滑に進めるための重要なコミュニケーションです。
「何が」「いつ」「どうなったか」という基本要素を押さえ、状況に応じて適切なタイミングと方法で報告することで、上司や関係者からの信頼を得ることにもつながります。
今回ご紹介したステップや会話例を参考に、日々の業務で完了報告を実践してみてください。正確で分かりやすい報告は、あなた自身の成長にも役立つはずです。